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设计院综合管理解决方案

设计院综合管理系统(电力版)是以电力勘测设计院生产流程为主线、业务职能为核心、管理信息为支撑。主要将电力设计院送电、变电、发电、系统各类工程各阶段勘测设计过程中的设计任务的下达、设计计划管理、设计管理、勘测管理与部门业务职能、企业目标、人力资源、市场经营、技术质量和党群管理等内容实现平台化综合集成管理,软件与Documentum内容管理系统接口,将生产过程中产生的图纸文件存储到Documentum中。系统主要由门户管理、任务管理、计划管理、设计评审、设计管理、沟通协调管理、工地服务管理、出版管理、仪器设备管理、统计分析管理、综合信息查询、系统设置等子系统构成。

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系统构成

1.门户管理

企业内网信息门户是一套面向企业内部员工、管理者、决策者获取企业内部公共信息的管理系统,是为所有用户提供一个访问各管理系统的统一入口和获取各种办公信息的统一公共界面,通过门户平台实现现有系统与资源的集成,将企业里的信息资源从各部门相互独立、资源重复、沟通不畅的状况转变为一个面向员工和决策者的整合系统。加快信息化进程,信息不再处于各个相对独立的孤岛,而可以为各层次用户方便利用。

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2.任务管理

任务管理是对项目任务进行管理,其中包括项目任务通知单、项目经理授权书、生产安排通知单、部门生产安排通知单、设计项目组织表、设计项目组织总表、项目管理人员修改表、项目设计人员修改表、Documentum目录树维护表以及项目完工报告等。其中设计项目组织表用于安排该项目的所有参与人员的职责,将和后面各模块的管理权限有直接影响。

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3.计划管理

计划管理是对业务中各个计划进行管理,其中包括设计计划表、工程里程碑进度表、综合进度安排表,互提资料进度计划表,提资计划修改表,提资状态一览表,卷册组织计划表,卷册组织计划修改表,卷册任务状态一览表,设备招标计划表,设备招标计划修改表、设备招标完成情况维护表、设备招标情况一览表等。

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4.设计评审管理

设计评审是系统中管理评审记录和评审中出现问题处理过程的管理。包括了评审记录,评审意见的落实反馈和情况汇总三部分。

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5.设计管理

设计管理是对项目进行中设计阶段各方面进行管理,其中包括设计要求说明书、卷册任务书、卷册任务人员修改表、设计成品校审单、出版委托单、勘测任务书、专业间资料交接单、非正式资料注销单、设备规范书任务书、设备规范书校审单、通知任务书、通用任务书校审单、输入资料评审表、勘测资料单、项目资料输入表、卷册修改申请表、竣工计划等。

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6.沟通协调管理

沟通协调主要包括了项目的会议相关信息,以及工程的通知反馈信息。

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7.工地服务管理

工地服务工代人员安排表、设计变更通知单、工地代表汇报信、工地代表工作总结、工地变更原因分析表、设计变更分类统计表等。

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8.出版管理

出版管理块主要是对成品出版的信息,其中包括成品接收登记表、资料发送通知单、成品交付记录一览表等。

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9.仪器设备管理

仪器设备管理是对仪器进行管理,属于综合管理中设备管理部分,包括车辆基本信息表、钻机基本信息表、设备仪器信息表、仪器设备领用表以及设备检定记录表等。

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10.统计分析管理

统计分析管理是各类信息进行综合统计分析,其中包括测量专业统计表、水文专业统计表、地质专业统计表、勘测任务动态统计表以及车辆使用动态统计表等。

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系统主要特点

1.项目的分布式管理和集中式管理相结合

在对项目数据进行管理过程中,充分考虑了各类项目的不同特性,采用不同的管理方式,一种是独立项目独立数据库的形式,一种是多项目集成数据库的形式。两种类型的数据都将汇总到项目信息统计中,可进行统计分析。另外对勘测进行独立管理,对各类项目中的勘测部分和单项的勘测项目集中到勘测管理库中进行管理。

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各类项目的信息汇总后进行项目信息统计,项目信息统计的数据库为管理者提供项目相关的数据统计信息。这些信息的获得是通过下级数据库的数据传输来的,真实可靠实时。大项目的数据库有标准的数据库,在项目增加时可复制增加。

图中下半部分主要是针对项目的管理。设计院项目划分为两大类,一类是大项目,这类项目周期长,业务流程完善,如发电项目施工图设计。对这类项目,每个项目提供一个“大项目管理数据库”来对其进行管理。保证了数据的独立,而且,其资料可以单独管理。另一类是相对的小项目,这些项目普遍周期短,所包含流程少,可能是某些专业的小项目,也可能是某类项目的某个阶段。如送、变电项目,系统工程等。

每个项目,都需要填写项目组织表,通过这个表,就可以定义一个项目参与的各个角色以及各个角色所对应的人员。通过这个表,结合系统帐号和组织机构,建立起来一个矩阵式的组织机构。并对项目权限进行很好的划分。比如,同样是一个项目计划的节点,部室主管进来就可以看到所有本部室管理的项目,而项目经理就只能看到他管辖的项目,那么设计人员呢,可能只能看到而不能维护和修改。虽然小项目是集中式管理,但是从各个项目参与者的权限来说,他们对项目的管理还是分布式。

2.专业的管理流程化平台与专业图档管理软件相结合 

我们一直认为卓越源自于专业。这也就是我们选择与Documentum软件接口的原因之一。平台拥有良好的附件管理能力和数据压缩技术,然而对于设计院图纸管理的特殊性,我们还是在一些环节上放弃了平台上主要针对文件的附件管理功能。采用专业的图档管理和数据压缩管理的软件系统Documentum。这样,我们优秀的企业流程化业务管理平台与同样优秀的图档管理软件珠联璧合,目标是做最专业的设计院管理信息系统。

3.简单的流程调整与灵活的数据统计相结合 

作为本土化的软件平台,系统充分考虑了中国企业的管理特点。灵活的流程设置满足企业工作流和业务流的不断变化的需求。系统的流程设计思想是源于业务管理的流程化设计思想,源于对企业复杂多变的企业管理流程的充分认识和解决问题的能力的融合。涵盖有流程自定义、流程跟踪、流程记录、流程查阅、流程催办、流程代理等功能。流程是对工作的过程管理和控制,结合灵活的数据统计,可以展现给管理者更加丰富的决策依据。

4.充分考虑系统的可扩展性能 

系统提供全面的组织机构、表单格式、工作流程、访问权限、查询与统计等的自定义功能,具有开放式的体系结构、且配有开发与系统维护的标准化接口,使得系统具备充分的可扩展性。

5.系统调整并优化原有的工作流程 

我们在进行系统分析的过程中,对原有的业务流程和工作程序进行了详细的分析,在传统作业中,这是一套不可多得的严紧的业务流程,为我们做系统设计做足了准备。在应用于信息系统的时候,我们主要基于以下考虑,调整了原来的流程:一,系统的自动化引擎可以使得一部分业务自动化和简单化,也可以使一些复杂耗时的流程成为更加直观地控制过程。二,基础信息的自动获得机制,避免某些环节的工作。三,协同工作环境的搭建,可以使我们一些大的工作流程分解化,分解以后的小流程具有灵活方便高效的特点,同时,还保留了我们传统大流程的很多业务关联关系和控制,并使其在系统运行过程中操作性和逻辑性增强。如会议纪要,根据业务流程,将拆解成会议通知和会议纪要两部分,保留了原来记录的所有信息,又把整个过程纳入了平台管理,使得整个会议过程有据可查。

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